La gestion de toutes les activités dans une ludothèque est une tâche contraignante. Heureusement, la digitalisation offre des solutions pour garantir l’efficacité pour les agents qui supervisent les activités dans les ludothèques. C’est le cas pour le logiciel de ludothèque, une plateforme offrant une gestion facilitée des tâches.
Une bonne gestion des stocks
Pour les ludothèques qui sont prises en charge par les municipalités, la gestion des stocks est un aspect essentiel à considérer, mais qui reste difficile à appréhender. Dans ce contexte, l’utilisation d’un logiciel de ludothèque constitue la meilleure solution. Ce programme informatique permet avant tout d’optimiser l’organisation des stocks.
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Celui-ci fournit des données en temps réel concernant le nombre d’articles disponible dans le centre ou encore les jeux les plus recherchés par les adhérents. Aussi, cette fonctionnalité apporte des informations relatives aux besoins en approvisionnement afin de continuer à répondre à toutes les demandes.
La fonction de gestion de stock du logiciel de gestion de médiathèque Eludeo permet ainsi d’assurer que les articles sont toujours disponibles pour faire face à la demande qui pourrait évoluer à un certain moment. De plus, cette fonctionnalité permet d’éviter les excès au niveau du stockage. De cette manière, les centres ne font pas d’investissements inutiles tant que le stock est encore suffisant.
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Améliorer la gestion des réservations, des emprunts et des retours
La gestion manuelle des réservations est une tâche complexe pouvant induire à des erreurs. Ces derniers pourraient désorganiser complètement les activités au sein d’une ludothèque. C’est pourquoi il est conseillé d’utiliser un logiciel de ludothèque. Cet outil informatique prend en charge un module afin de faciliter la réservation des articles. Cela dit, les adhérents peuvent réserver des articles de leur choix.
Ensuite, ils sont informés automatiquement dès lors que les produits désirés sont disponibles. De cette manière, ils peuvent venir récupérer leur commande au bon moment. Ainsi, quand les articles ne sont pas encore disponibles, les réservations sont ajoutées à la liste d’attente. À ce moment, la priorité du traitement des réservations s’effectue selon la date de la requête par exemple. En outre, le logiciel facilite l’exportation de toutes les données importantes permettant de créer un état détaillé des activités du centre. L’ensemble des données est accessible directement sur le logiciel pour un suivi minutieux des informations essentielles.
L’usage d’un logiciel de ludothèque est aussi fortement sollicité pour une gestion optimale des emprunts. Cette fonctionnalité facilite l’enregistrement des emprunts ainsi que la gestion des échéances. Ce n’est pas tout, car cet outil permet aussi de profiter d’une meilleure gestion des retours d’articles. À titre d’exemple, le module permet d’ajouter des rappels en cas de retard de retour. Aussi, il est possible de mettre à jour automatiquement le nombre précis d’articles disponibles.
Automatiser l’ensemble des tâches à effectuer
Pour faire face aux difficultés liées à la gestion des ludothèques, les municipalités peuvent investir dans un logiciel dédié. Ce système informatique est capable de fournir des rapports détaillés et précis concernant des informations essentielles, à savoir :
- Nombre d’emprunt,
- Statistiques de fréquentation,
- Types d’adhérents, etc.
Ce sont des informations essentielles pour apporter un certain dynamisme dans la réalisation des tâches dans une ludothèque. Ainsi, l’utilisation de logiciel de ludothèque permet d’alléger les charges, notamment au niveau des démarches administratives à effectuer par les municipalités. De cette manière, elles peuvent concentrer leur effort vers des opérations plus stratégiques.
Offrant une gestion optimisée des différentes tâches à effectuer au sein de cette structure, le logiciel de ludothèque permet de mieux diriger les prestations et les activités proposées aux adhérents.
Aussi, les rapports permettent aux responsables de ludothèque de prendre les bonnes décisions, notamment la mise en place des mesures plus strictes face à un taux de retour faible par exemple ou à l’achat de nouveaux articles pour répondre aux besoins des adhérents.